Privacyverklaring

Novumio is een handelsnaam van de eenmanszaak C. Kaandorp. C. Kaandorp is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in Novumio. De adres- en contactgegevens staan onderaan deze pagina. Vragen over privacy stuur je naar info@novumio.nl.

We verwerken alleen wat de functie nodig heeft.

• Account. Naam, e-mailadres, taal, tijdzone, meldingsvoorkeuren en een optionele profielfoto. Bij het inloggen: je inlogmethode (e-mail of, als die knop aan staat, Google), een wachtwoord als hash, een eventuele tweestapsverificatie en je sessie.
• Cv en motivatiebrief. Inhoud en opmaak, eerdere versies, stijl en een eventuele foto op het cv. Zonder account staat dit in je browser. Met account bewaren we het ook in je account, zodat je het op een ander apparaat terugvindt.
• Loopbaanprofiel en zoekprofiel. Samenvatting, werkervaring, opleiding, vaardigheden, projecten, schrijfvoorbeelden en je zoekwensen, eisen en uitsluitingen. Daaruit rekenen we scores en alternatieve richtingen.
• Sollicitaties en vacatures. Vacaturetekst, bedrijf, fase, contactpersoon bij de werkgever, eigen notities, taken, matchscore en de versie van cv of brief die je bij een sollicitatie bewaart. Gevonden vacatures (kansen) blijven staan tot je ze accepteert of afwijst.
• Begeleiding. Als je een coach koppelt: de koppeling, uitnodiging, feedback, taken en per onderdeel of de coach mag meekijken. De coach ziet alleen waar jij toestemming voor geeft.
• Abonnement. Status van je proefperiode of abonnement. Er is nog geen betaalprovider gekoppeld, dus er zijn nog geen betaal- of factuurgegevens.
• Tips per e-mail. Alleen als je zelf het vinkje aanzet: e-mailadres, voornaam en het bewijs van die toestemming. Downloaden van een cv kan zonder e-mailadres. Novumio verstuurt die tips niet zelf; een beheerder kan de lijst exporteren naar een mailprogramma.
• Technisch. Verbruik van AI-aanroepen (functie, model, tokens, kostenschatting, duur en of het lukte), een gehashte sleutel voor misbruiklimieten (niet je IP-adres zelf) en beveiligingslogboeken.

Je kunt een bestaand cv uploaden (pdf, afbeelding of tekst). Dat bestand gaat naar de AI-dienst om het om te zetten naar cv-onderdelen. Het bestand zelf bewaren we niet als los uploadbestand; het resultaat wordt je cv, in de browser of in je account.

Een profielfoto (jpg, jpeg, png of webp, maximaal 2 MB) staat in afgeschermde bestandsopslag en wordt niet naar de AI gestuurd.

Een ingesproken notitie (audio, maximaal 20 MB) gaat alleen tijdens de transcriptie naar de AI-dienst. De audio wordt niet opgeslagen, niet in de browser en niet op de server. De tekst blijft alleen staan als jij die in de notitie laat staan.

• De cv-maker, je account, sollicitaties, matching en brieven: om de dienst te leveren die je vraagt (uitvoering van de overeenkomst, of van de dienst die je zelf start als je nog geen account hebt).
• Beveiliging, misbruiklimieten en auditlogboeken: gerechtvaardigd belang om het platform veilig te houden en te kunnen aantonen wie waarbij kon.
• Tips en updates: alleen met jouw toestemming. Die toestemming trek je in via je account of door je af te melden. Zonder vinkje download je gewoon je cv.
• Facturen, zodra er een betaalprovider is: wettelijke bewaarplicht. Tot die tijd innen we niets.

Scores en teksten van de AI zijn een advies. Er is geen besluit met rechtsgevolg dat alleen door een computer wordt genomen. Jij beslist wat je verstuurt.

AI-functies lopen via Google Gemini. We sturen alleen mee wat die functie nodig heeft. Waar het kan, blijven naam, contactgegevens en foto achterwege. Prompts en antwoorden bewaren we niet. Gebruikersgegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Van een aanroep blijft alleen de verbruiksmeting over, 90 dagen, daarna losgekoppeld van je account.

Een matchrapport of een tekst die jij overneemt in je cv, brief of notitie, bewaren we wél, zolang die sollicitatie of dat document bestaat.

• Supabase — database, inloggen en bestandsopslag in Frankfurt (Duitsland) (regio eu-central-1, Europese Economische Ruimte).
• Vercel — hosting van de applicatie, ingesteld op de regio Frankfurt (fra1). Vercel verwerkt technische gegevens van een verzoek, zoals een IP-adres, om de site te leveren en te beveiligen.
• Google Gemini — AI, inclusief het uitschrijven van audio. De verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten, buiten de Europese Economische Ruimte. Voor die doorgifte gebruiken we passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework voor zover de ontvanger daarbij is aangesloten, of standaardcontractbepalingen (SCC's).
• Google Fonts — je browser haalt lettertypen op. Google kan daarbij je IP-adres en de verwijzende pagina zien. Geen accountgegevens.
• Google-login — alleen als je die knop gebruikt. Google geeft naam en e-mailadres door aan de inlogdienst. Novumio stuurt zelf niets extra's naar Google.
• Betaalprovider — nog niet gekoppeld. Zodra betalen mogelijk is, verwerkt die provider betaal- en factuurgegevens. Die facturen blijven daar bewaard voor de fiscale termijn van zeven jaar en worden bij accountverwijdering losgekoppeld van je profiel.

We verkopen je gegevens niet.

• Account, profiel, cv, brieven, sollicitaties, zoekprofiel en loopbaanprofiel: zolang je account bestaat.
• Concepten in de browser: op jouw apparaat, tot je ze wist. Concepten die langer dan een jaar niet zijn aangeraakt, markeren we als oud.
• Audio: niet bewaard.
• Meldingen in de app: 90 dagen.
• Uitnodiging van een coach: 14 dagen geldig; afgehandelde uitnodigingen ruimen we na 30 dagen op. Een koppelcode die je in de app aanmaakt: 7 dagen.
• Aanmelding voor tips: 24 maanden na de laatste toestemming, of direct bij afmelden.
• Auditlogboeken: 1 jaar. Na verwijdering van je account blijft alleen een pseudoniem gebruikersnummer over, zodat controleerbaar blijft dat verwijdering is uitgevoerd.
• Het verwijderverzoek zelf: 90 dagen, zonder e-mailadres. Reservekopieën van de database beheert Supabase; verwijderde gegevens zijn daarin niet meer via de app te benaderen en verlopen volgens de bewaartermijn van die reservekopieën.

Een coach is geen verwerker van Novumio, maar iemand aan wie jij inzage geeft. Je kiest per onderdeel (sollicitaties, notities, profiel, cv, brieven, vacatures, taken). Je kunt de koppeling pauzeren of stoppen; daarna vervalt de inzage direct. Inzage en wijzigingen door een coach komen in een auditlogboek.

We beschermen de dienst onder meer zo:

• Versleuteling onderweg (TLS) en versleuteling in rust bij de database en opslag.
• Rijbeveiliging: je ziet alleen je eigen gegevens. Een coach alleen met jouw toestemming per onderdeel. Rollen staan los van het profiel.
• Bestandsopslag is privé. Er zijn geen openbare links naar jouw documenten.
• Wachtwoorden alleen als hash. Tweestapsverificatie kun je zelf aanzetten.
• Beveiligingsheaders op elk antwoord: onder meer geen inbedding in een frame, strikte transportbeveiliging en geen MIME-sniffing.
• Limieten op AI-aanroepen tegen misbruik. Geen persoonsgegevens in foutlogboeken.

Onder de AVG heb je deze rechten:

• Inzage en dataportabiliteit. In Accountinstellingen download je een JSON-bestand met je profiel, zoekprofielen, sollicitaties, vacatures, bronnen, documenten bij een sollicitatie en de cv-gegevens uit deze browser.
• Correctie. Naam, profiel, cv, brieven en sollicitaties pas je zelf aan.
• Verwijdering. Je verwijdert je account in Accountinstellingen. Daarmee vervallen profiel, sollicitaties, documenten in het account, bronnen, vacatures, profielfoto, inloggegevens en de coachkoppeling. Het abonnement stopt, dus er wordt niets verlengd. Gegevens in deze browser wis je apart, met “Alles uit deze browser wissen”.
• Beperking en bezwaar. Tegen een verwerking op gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Toestemming voor tips trek je in wanneer je wilt.

Andere verzoeken mail je naar info@novumio.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat jij het bent, kunnen we om een bevestiging vragen.

Novumio plaatst zelf geen cookies. Wat we in de browser bewaren is functioneel. Meer daarover staat in de cookieverklaring.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, mail dan eerst info@novumio.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).